SEI/TRE-TO - 000012302594701 - Termo de Referência

A contratação tem como objeto a locação de imóvel privado, com características de galpão, situado no município de Palmas-TO. O imóvel destina-se a abrigar integralmente a Seção de Biblioteca, Memória e Arquivo (SEBIA) e o Arquivo Central do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins (TRE-TO).

Trata-se de locação de imóvel singular, fundamentada na hipótese de inexigibilidade de licitação prevista no art. 74, inciso V, da Lei nº 14.133/2021. A escolha é condicionada às necessidades específicas de instalações e localização estratégica para o desempenho das atividades institucionais.

O imóvel deverá possuir uma área construída total estimada de 800 m², com a seguinte distribuição mínima:

Área de Armazenamento (Galpão): Mínimo de 600 m² de área livre, com pé-direito compatível para a instalação de, no mínimo, 152 estantes de grandes dimensões e circulação segura.

Área Administrativa e de Apoio: Aproximadamente 200 m², contemplando salas para 05 estações de trabalho, instalações sanitárias (WC), copa e áreas de higienização/digitalização.

Para atender aos critérios de singularidade e vantajosidade para a Administração, o imóvel deve apresentar

Proximidade Estratégica: Localização preferencial nas proximidades do Anexo II do TRE-TO, visando a otimização logística de transporte de pessoas e materiais e principalmente compartilhamento do posto de vigilância já existente no Anexo II, condição que por si só representaria uma economia mensal de aproximadamente R$ 14 mil reais, como demonstrado no estudo técnico preliminar.

O contrato terá vigência inicial de 36 meses, podendo ser prorrogado sucessivamente conforme o art. 107 da Lei nº 14.133/2021, dada a natureza continuada da necessidade de ocupação para guarda do acervo documental de caráter permanente.

A presente contratação é motivada pela decisão institucional de implementar o Laboratório de Inovação do TRE-TO no Anexo I (andar térreo e subsolo). Atualmente, estas áreas são ocupadas pela Seção de Biblioteca, Memória e Arquivo (SEBIA), que abriga o Arquivo Central. A desocupação é imprescindível para o início das obras de inovação, exigindo a realocação imediata de todo o acervo documental e mobiliário. O diagnóstico técnico apontou que o acervo (mais de 13.300 caixas e 152 estantes de grande porte) possui volumetria incompatível com espaços administrativos comuns, necessitando de um imóvel com características de galpão para garantir a organização linear e a segurança documental.

A opção pela locação de imóvel privado justifica-se pela celeridade necessária para a liberação do Anexo I, sendo a alternativa mais eficiente em comparação com a construção ou aquisição de sede própria neste momento. Em cumprimento ao art. 74, § 5º inciso II, da Lei nº 14.133/2021, a Administração promoverá a consulta formal aos órgãos de patrimônio público para certificar a inexistência de imóveis disponíveis antes da formalização do contrato.

Viabilização da Infraestrutura: Permitir a instalação física do Laboratório de Inovação no Anexo I.

Continuidade Administrativa: Garantir que a SEBIA mantenha as atividades de recebimento, classificação e digitalização de documentos sem interrupções.

Segurança do Patrimônio Documental: Assegurar a integridade do acervo histórico e administrativo em ambiente com controlo ambiental adequado.

Contribuir para o objetivo de prover transformação digital e inovações tecnológicas (Objetivo 11 do Planejamento Estratégico)

Não será adotado o parcelamento do objeto, uma vez que a locação configura uma unidade lógica e física indivisível.

A fragmentação do acervo em diferentes imóveis comprometeria a segurança documental, dificultaria a gestão do ciclo de vida dos processos e elevaria significativamente os custos logísticos e de vigilância. Trata-se de um imóvel singular que deve atender globalmente às necessidades da Administração.

A contratação possui natureza de serviço continuado, uma vez que a necessidade de guarda e gestão do acervo documental de caráter permanente do Tribunal é uma atividade essencial e ininterrupta, justificando a possibilidade de prorrogações contratuais nos termos da lei.

A justificativa destaca que a localização próxima ao Anexo II permite a partilha do posto de vigilância, o que representa uma vantagem económica real para a Administração, conforme exige o art. 74, § 5º, III da Lei 14.133.

A motivação foca na incompatibilidade física do espaço atual e na necessidade técnica de um galpão, restando demonstrada a necessidade das particularidades do imóvel..

A solução consiste na locação de imóvel privado, com características de galpão, destinado a abrigar integralmente a Seção de Biblioteca, Memória e Arquivo (SEBIA) e o Arquivo Central do Tribunal. O imóvel deve possuir configuração que suporte o ciclo de vida documental e as atividades administrativas da unidade, contemplando:

Infraestrutura de Armazenagem: Área livre de 600 m² (galpão) para a guarda segura e organizada de aproximadamente 1.862 metros lineares de processos permanentes e mobiliário técnico.

Capacidade de Carga e Layout: Espaço suficiente para a instalação de 152 estantes técnicas de grandes dimensões e áreas de circulação interna para catalogação e manuseio.

Ambiente Administrativo: Área de 200 m² para acomodação de 05 estações de trabalho, sanitários e áreas de apoio operacional para digitalização e higienização de documentos.

Instalações elétricas: Instalações elétricas adequadas para suportar aparelhos de ar-condicionado em toda área administrativa.

Tomadas elétricas: Tomadas 2P+T padrão ABNT em quantidade suficiente para instalação de mesas e estações de trabalho para computadores.

Gestão de Riscos e Conservação: Estrutura que comporte sistemas de prevenção de incêndio e pânico, controle de acesso e condições adequadas de ventilação e iluminação para a preservação do acervo histórico.

O locador deverá garantir a plena funcionalidade do imóvel durante todo o período contratual, responsabilizando-se pelas seguintes exigências:

Manutenção Predial Corretiva: O locador será responsável por reparos estruturais e manutenção de sistemas elétricos e hidráulicos, visando a conservação das instalações físicas.

Acessibilidade: Garantia de manutenção das condições de acesso adequado para pessoas com deficiência ou mobilidade reduzida às áreas administrativas do térreo.

O imóvel deve ser entregue em perfeitas condições de uso, com todas as instalações elétricas, hidráulicas e de prevenção de incêndio revisadas e funcionais. O locador é responsável pela manutenção predial estrutural e dos sistemas fixos (ar-condicionado central, elevadores se houver, e rede hidráulica/elétrica), garantindo o suporte técnico necessário para a continuidade das atividades da SEBIA. Eventuais adaptações imprescindíveis às necessidades de utilização deverão ser avaliadas previamente, considerando-se o prazo de amortização dos investimentos.

O início da locação deve ser imediato após a assinatura do contrato, dada a urgência na desocupação do Anexo I para a instalação do Laboratório de Inovação.

Eficiência Energética: As instalações devem privilegiar o baixo consumo de energia.

Acessibilidade: Garantia de acesso adequado para pessoas com deficiência ou mobilidade reduzida às áreas administrativas.

Gestão de Resíduos: O imóvel deve permitir a adequada separação e descarte de materiais, em conformidade com as práticas de sustentabilidade do Tribunal.

A exigência de características específicas, como a área mínima de 800 m² e a localização próxima ao Anexo II, justifica-se pela singularidade do objeto e pela vantagem para a Administração:

Otimização de Custos: A proximidade permite o compartilhamento do posto de vigilância do Anexo II, reduzindo despesas com segurança privada (estimada em cerca de R$ 14.000,00 adicionais caso não haja partilha).

Logística Operacional: Facilita a logística de transporte de materiais e pessoas entre o Anexo II/ SEBIA e o edifício-sede por serem imóveis vizinhos.

Será realizada vistoria técnica prévia por parte da equipe do Tribunal para validar se as instalações físicas, o estado de conservação e a infraestrutura de segurança atendem integralmente às necessidades da SEBIA.

Sendo necessárias adaptações ou manutenção corretiva no imóvel, serão especificadas para fins de elaboração de proposta por parte do locador.

O regime de execução é o de locação mensal de imóvel singular, com o pagamento de aluguel fixado por período de disponibilidade. A forma de fornecimento do objeto é a disponibilização integral e ininterrupta da infraestrutura física do imóvel.

O imóvel deverá estar disponível para uso do Tribunal 24 horas por dia, 7 dias por semana.

As atividades administrativas da SEBIA e o acesso de servidores seguirão o horário de expediente regulamentar do TRE-TO.

O locador poderá subcontratar serviços de manutenção predial ou reparos estruturais, permanecendo integralmente responsável perante a Administração pela qualidade e funcionalidade das instalações.

A disponibilização do imóvel será formalizada por meio de Termo de Recebimento, dispensando-se o uso de ordens de serviço.

Entregar o imóvel em condições imediatas de uso, com área total de 800 m² e especificações técnicas de galpão e área administrativa.

Garantir que o imóvel possua e mantenha sistemas de prevenção contra incêndio e pânico anualmente certificados pelo Corpo de Bombeiros.

Responsabilizar-se pelo pagamento de tributos e taxas que incidam sobre a propriedade do imóvel, como o IPTU, salvo disposição legal ou contratual em contrário.

Manter as condições de acessibilidade, estanqueidade de cobertura, paredes, janelas e portas e conservação estrutural durante toda a vigência do contrato.

Zelar pelo uso adequado do imóvel, destinando-o exclusivamente às finalidades institucionais da SEBIA e Arquivo Central.

Realizar vistoria técnica prévia e periódica para atestar o estado de conservação do bem.

Recebimento Provisório: Ocorrerá no ato da entrega das chaves e vistoria inicial conjunta, para verificação sumária da metragem e instalações.

Recebimento Definitivo: Será realizado em até 15 (quinze) dias após o provisório.

A contratação será formalizada por meio de termo de contrato, considerando a natureza do objeto e a necessidade de estabelecer cláusulas detalhadas sobre obrigações e manutenção.

O gerenciamento e a fiscalização da locação serão realizados por servidores formalmente designados pela Administração.

As comunicações oficiais entre o TRE-TO e o locador devem ser realizadas sempre por escrito, por meio de ofício ou sistema eletrônico de informações.

Admite-se, em caráter excepcional e para agilizar questões operacionais, o uso de mensagens eletrônicas (e-mail ou aplicativos de mensagens), desde que registradas posteriormente no processo de fiscalização.

Ao término da locação ou em caso de rescisão, deverão ser observados os seguintes passos:

Vistoria de Saída: Realização de vistoria conjunta para comparar o estado do imóvel com o laudo de vistoria inicial.

Reparos e Pintura: Caso constatados danos que excedam o desgaste natural do uso, o locador deverá ser notificado para que o Tribunal realize os reparos necessários ou indenize os danos, conforme pactuado em contrato.

Devolução das Chaves: A extinção das obrigações de pagamento de aluguel ocorrerá com a entrega formal das chaves e a assinatura do Termo de Recebimento Definitivo de encerramento.

O objeto da locação será medido mensalmente, considerando a efetiva disponibilidade do imóvel de 800 m² em condições plenas de uso e conservação.

A medição compreenderá o período do primeiro ao último dia do mês de referência.

Caso o início ou o término da locação ocorra em meio ao mês, o valor será calculado pro rata die (proporcional aos dias de ocupação).

A conformidade da prestação será verificada pelo Fiscal do Contrato, que atestará a manutenção das características singulares de instalação e localização que fundamentaram a escolha.

Eventuais interrupções no uso do imóvel por culpa do locador (ex: problemas estruturais não sanados) poderão acarretar descontos proporcionais no pagamento mensal.

O pagamento está condicionado à manutenção, por parte do locador, das condições de segurança, prevenção de incêndio e acessibilidade atestadas na vistoria prévia.

Os pagamentos mensais de aluguel serão realizados após o ateste da fatura pelo setor competente, confirmando que o imóvel esteve à disposição do Tribunal para as atividades da SEBIA e do Arquivo Central.

O valor do aluguel deverá manter-se compatível com os parâmetros de mercado aferidos na avaliação técnica prévia.

O pagamento será efetuado mediante ordem bancária, após a apresentação da nota fiscal ou recibo de aluguel e a comprovação da regularidade fiscal do locador.

A retenção de tributos na fonte será realizada em conformidade com as normas tributárias vigentes aplicáveis aos órgãos da Administração Pública Federal.

A contratação será realizada, preferencialmente, por meio de inexigibilidade de licitação, fundamentada no art. 74, inciso V, da Lei nº 14.133/2021.

A escolha justifica-se pela singularidade do imóvel, cujas características de instalações (galpão de 600 m² para arquivo de 13.300 caixas) e localização (proximidade ao Anexo II) são essenciais para o atendimento da necessidade pública.

Esta definição condiciona a contratação direta apenas se, após o devido chamamento público, restar comprovado que apenas um imóvel atende aos requisitos técnicos e logísticos estabelecidos.

Caso o chamamento público ou a prospecção de mercado identifiquem mais de um imóvel que atenda integralmente aos requisitos de localização e instalações, a Administração promoverá o devido procedimento licitatório para garantir a competitividade.

A aferição da proposta mais vantajosa observará os seguintes critérios técnicos e econômicos:

Avaliação Prévia: O valor deverá estar em estrita conformidade com o laudo de avaliação técnica que determine o valor de mercado, considerando o estado de conservação.

Razoabilidade de Preço: A compatibilidade do valor será aferida por meio de notas fiscais de locações semelhantes realizadas pelo locador nos últimos 12 meses ou comparação com preços praticados com outros entes públicos/privados.

Análise de Custos de Adaptação: Na análise de vantajosidade, serão computados eventuais custos de adaptações imprescindíveis e o prazo de amortização desses investimentos.

Vantagem Econômica Indireta: Será considerada a economia gerada pelo compartilhamento do posto de vigilância do Anexo II, estimada em redução de custos operacionais para o Tribunal.

O valor estimado da locação será definido em conformidade com o art. 23 da Lei nº 14.133/2021, assegurando a compatibilidade com os parâmetros de mercado local para imóveis de características semelhantes (galpões com área administrativa em Palmas-TO).

A estimativa final será subsidiada por uma avaliação técnica do imóvel para determinar o seu valor de mercado, considerando rigorosamente o seu estado de conservação.

Serão incluídos na análise de vantajosidade os custos de eventuais adaptações imprescindíveis às necessidades do Arquivo Central e o respectivo prazo de amortização desses investimentos.

A pesquisa de preços utilizará parâmetros combinados, priorizando dados de bancos de dados públicos.

Na impossibilidade de utilização de bases públicas, o valor será aferido mediante a apresentação de notas fiscais de contratações semelhantes realizadas pelo futuro locador nos últimos 12 meses ou outros meios idôneos.

A estimativa baseia-se em um imóvel de 800 m² (600 m² de galpão e 200 m² de área administrativa).

Além do valor do aluguel (a ser definido pela avaliação), a Administração estimou despesas fixas mensais de manutenção para a solução, totalizando aproximadamente R$ 24.000,00 (incluindo posto de vigilância) ou R$ 10.000,00 (em caso de compartilhamento da segurança com o Anexo II).

O valor final estimado será detalhado em documento anexo ao processo, podendo a Administração optar por preservar o seu sigilo até a conclusão da fase de seleção, conforme facultado pelo art. 24 da Lei nº 14.133/2021.

As despesas decorrentes da presente contratação correrão à conta de recursos específicos consignados no Orçamento do TRE-TO, a serem indicados pela unidade competente no momento da execução.

A execução da despesa obedecerá à dotação orçamentária própria, que será informada na fase de execução do contrato.

Comete infração administrativa, nos termos da Lei nº 14.133, de 2021, a Contratada que:

b) der causa à inexecução parcial do contrato ou do instrumento equivalente que cause grave dano à Administração ou ao funcionamento dos serviços públicos ou ao interesse coletivo;

d) ensejar o retardamento da execução ou da entrega do objeto da contratação sem motivo justificado;

e) apresentar documentação falsa ou prestar declaração falsa durante a execução do contrato ou do instrumento equivalente;

f) praticar ato fraudulento na execução do contrato ou do instrumento equivalente;

h) praticar ato lesivo previsto no art. 5º da Lei nº 12.846, de 1º de agosto de 2013.

Serão aplicadas a Contratada que incorrer nas infrações acima descritas as seguintes sanções:

a) Advertência, quando a Contratada der causa à inexecução parcial do contrato ou do instrumento equivalente, sempre que não se justificar a imposição de penalidade mais grave (art. 156, §2º, da Lei nº 14.133, de 2021);

b) Impedimento de licitar e contratar, quando praticadas as condutas descritas nas alíneas “b”, “c” e “d” do subitem acima 11.1, sempre que não se justificar a imposição de penalidade mais grave (art. 156, § 4º, da Lei nº 14.133, de 2021);

c) Declaração de inidoneidade para licitar e contratar, quando praticadas as condutas descritas nas alíneas “e”, “f”, “g” e “h” do subitem acima 11.1, bem como nas alíneas “b”, “c” e “d”, que justifiquem a imposição de penalidade mais grave (art. 156, §5º, da Lei nº 14.133, de 2021).

I. Moratória: de 0,7% (zero vírgula sete por cento) por dia de atraso injustificado sobre o valor da nota de empenho, até o limite de 10% (dez por cento);

II. Compensatória, para as infrações descritas nas alíneas “e” a “h” do subitem 11.1, de 8% a 10% do valor da nota de empenho;

III. Compensatória, para a inexecução total prevista na alínea “c” do subitem 11.1, de 10% a 15% do valor da nota de empenho.

A aplicação das sanções previstas neste Termo não exclui, em hipótese alguma, a obrigação de reparação integral do dano causado ao Contratante (art. 156, §9º, da Lei nº 14.133, de 2021).

Todas as sanções previstas poderão ser aplicadas cumulativamente com a multa (art. 156, §7º, da Lei nº 14.133, de 2021).

Antes da aplicação da multa será facultada a defesa do interessado no prazo de 15 (quinze) dias úteis, contado da data de sua intimação (art. 157, da Lei nº 14.133, de 2021).

Se a multa aplicada e as indenizações cabíveis forem superiores ao valor do pagamento eventualmente devido pela Contratante a Contratada, além da perda desse valor, a diferença será descontada da garantia prestada ou será cobrada judicialmente (art. 156, §8º, da Lei nº 14.133, de 2021).

A aplicação das sanções realizar-se-á em processo administrativo que assegure o contraditório e a ampla defesa a Contratada, observando-se o procedimento previsto no caput e parágrafos do art. 158 da Lei nº 14.133, de 2021, para as penalidades de impedimento de licitar e contratar e de declaração de inidoneidade para licitar ou contratar.

Na aplicação das sanções serão considerados (art. 156, §1º, da Lei nº 14.133, de 2021):

e) a implantação ou o aperfeiçoamento de programa de integridade, conforme normas e orientações dos órgãos de controle.

Os atos previstos como infrações administrativas na Lei nº 14.133, de 2021, ou em outras leis de licitações e contratos da Administração Pública que também sejam tipificados como atos lesivos na Lei nº 12.846, de 2013, serão apurados e julgados conjuntamente, nos mesmos autos, observados o rito procedimental e autoridade competente definidos na referida Lei (art. 159).

A personalidade jurídica da Contratada poderá ser desconsiderada sempre que utilizada com abuso do direito para facilitar, encobrir ou dissimular a prática dos atos ilícitos previstos neste Termo ou para provocar confusão patrimonial, e, nesse caso, todos os efeitos das sanções aplicadas à pessoa jurídica serão estendidos aos seus administradores e sócios com poderes de administração, à pessoa jurídica sucessora ou à empresa do mesmo ramo com relação de coligação ou controle, de fato ou de direito, com a Contratada, observados, em todos os casos, o contraditório, a ampla defesa e a obrigatoriedade de análise jurídica prévia (art. 160, da Lei nº 14.133, de 2021).

As sanções de impedimento de licitar e contratar e declaração de inidoneidade para licitar ou contratar são passíveis de reabilitação na forma do art. 163 da Lei nº 14.133/21.

Os débitos da Contratada para com a Administração contratante, resultantes de multa administrativa e/ou indenizações, não inscritos em dívida ativa, poderão ser compensados, total ou parcialmente, com os créditos devidos pelo referido órgão decorrentes deste mesmo Termo ou de outros contratos administrativos que a Contratada possua com o órgão ora contratante, na forma da Instrução Normativa SEGES/ME nº 26, de 13 de abril de 2022.

O Contratante promoverá o registro no SICAF de toda e qualquer penalidade imposta à Contratada.

A recusa injustificada do fornecedor em assinar o contrato ou a ata de registro de preço, ou em aceitar ou retirar o instrumento equivalente, no prazo estabelecido pela Administração, caracterizará o descumprimento total da obrigação assumida e o sujeitará à multa compensatória no percentual de até 15% (quinze por cento) sobre o valor da proposta e, se for o caso, à imediata perda da garantia de proposta, em favor do órgão ou entidade promotora da licitação.

O reajustamento será realizado, se for o caso, conforme normas prescritas na Lei nº 14.133/21 e de acordo com a avença firmada.

JORGE BERNARDINO DE SOUSA NETO

Coordenador

Documento assinado eletronicamente em 26/12/2025, às 13:38, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

MARIA ZITA RODRIGUES VILELA DIAS

Analista Judiciária

Documento assinado eletronicamente em 26/12/2025, às 13:57, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

A autenticidade do documento pode ser conferida no site https://sei.tre-to.jus.br/autenticar informando o código verificador 000012302594701 e o código CRC 430DB42B.