SEI/TRE-TO - 000012302594040 - Estudos Técnicos Preliminares

A demanda por esta contratação origina-se da decisão institucional de instalar o Laboratório de Inovação do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins. Para a viabilização desse novo ambiente de trabalho, foi definida a utilização das áreas do andar térreo e subsolo do Anexo I.

Ocorre que, atualmente, esses espaços são ocupados pela Seção de Biblioteca, Memória e Arquivo (SEBIA), que abriga o Arquivo Central do Tribunal. A desocupação dessas áreas é indispensável para o início das obras e instalações do Laboratório, gerando a necessidade imediata de realocação de toda a estrutura arquivística. O diagnóstico realizado aponta que o Arquivo Central possui um volume de acervo e mobiliário incompatível com espaços administrativos comuns, exigindo um local com características de galpão para comportar:

Acervo Documental: Mais de 13.300 caixas de processos de guarda permanente (aproximadamente 1.862 metros lineares) e cerca de 1.642 caixas destinadas à eliminação. Mobiliário: 152 estantes de grandes dimensões, além de estações de trabalho, armários de reserva técnica e totens de exposição.

Caso não seja identificada a existência de imóveis públicos vagos e disponíveis que atendam a essa volumetria e aos requisitos de segurança e conservação documental, a locação de um imóvel privado apresenta-se como a solução necessária para evitar a interrupção das atividades de gestão documental e permitir a expansão da infraestrutura de inovação do Tribunal.

Com a contratação da locação, o Tribunal busca atingir os seguintes objetivos:

Viabilizar a instalação física do Laboratório de Inovação no Anexo I, conforme o planejamento da Secretaria de Tecnologia da Informação.

Garantir a continuidade das atividades da SEBIA, assegurando o recebimento, classificação, organização e digitalização de documentos.

ALINHAMENTO COM O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DO TRE-TO E PREVISÃO NO PLANO DE CONTRATAÇÕES ANUAL

Para atender à volumetria do acervo e garantir a funcionalidade da unidade, o imóvel deverá apresentar as seguintes características mínimas:

Área de Armazenamento (Galpão): Mínimo de 600 m², com pé-direito que permita a instalação de estantes e ampla área livre para organização linear e manuseio seguro dos documentos.

Área Administrativa: Aproximadamente 200 m², contemplando salas para trabalho dos servidores, instalações sanitárias (WC) e copa.

Layout Funcional: O espaço deve permitir a montagem de no mínimo 152 estantes de grandes dimensões e 05 estações de trabalho, além de áreas para circulação interna e catalogação.

A escolha do imóvel está condicionada às necessidades de instalação e localização do Tribunal:

Proximidade Estratégica: O imóvel deve estar preferencialmente situado nas proximidades do Anexo II (Seção de Patrimônio e Almoxarifado), para facilitar a logística de transporte de pessoas e materiais.

Compartilhamento de Recursos: A localização deve possibilitar o compartilhamento do posto de vigilância já existente no Anexo II, visando a otimização de custos com segurança patrimonial.

Segurança Patrimonial: Estrutura que comporte a instalação de sistemas de controle de acesso, alarmes e monitoramento.

Prevenção de Incêndio: Conformidade com as normas de segurança contra incêndio e pânico, essenciais para a proteção de documentos públicos.

A solução deve observar as diretrizes do Plano de Logística Sustentável (PLS) do Tribunal:

Eficiência Energética: O imóvel deve possuir instalações que privilegiem o baixo consumo de energia.

Acessibilidade: Garantia de acesso adequado para pessoas com deficiência ou mobilidade reduzida às áreas administrativas.

É obrigatória a realização de vistoria técnica prévia pela equipe da Administração para validar se as instalações físicas, o estado de conservação e a infraestrutura de segurança atendem integralmente às necessidades da SEBIA.

A estimativa de espaço foi calculada com base no volume atual de documentos sob custódia do Arquivo Central, que necessitam de guarda imediata e organizada:

Processos de Guarda Permanente: 13.300 caixas e 64 caixas, totalizando aproximadamente 1.862 metros lineares de documentos.

Documentos para Eliminação: 1.642 caixas, totalizando 229,88 metros lineares, que aguardam os trâmites legais para descarte.

Necessidade Espacial: O volume expressivo de itens exige uma área livre ampla que permita a organização linear, facilitando o acesso, a circulação e o manuseio seguro, reduzindo riscos operacionais.

Para a correta guarda do acervo e funcionamento da unidade administrativa, o imóvel deverá comportar:

Estantes Técnicas: 152 unidades no total, sendo 140 unidades de 2,23 x 1,30 x 0,85 e 12 unidades de 2,00 x 1,00 x 0,45.

Estações de Trabalho: 05 unidades (medindo $1,40 x 1,40) para a equipe técnica e administrativa.

Mobiliário de Reserva e Memória: 03 armários de reserva técnica 1,64 x 0,80) e 02 armários adicionais (1,98x2,40).

Totens de Exposição: 04 totens para urnas (1,86 x 1,35 x 0,40) e 08 totens sobre povos indígenas (1,86 x 1,35)

Com base nos quantitativos acima e no layout preliminar 000012302585042, a solução de locação deve contemplar:

Área de Armazenamento (Galpão): 600 m², destinada exclusivamente ao acervo e estantes, garantindo ventilação e segurança.

Área Administrativa e de Apoio: 200 m², para acomodação de servidores, estações de trabalho, sanitários e copa.

A quantidade estimada baseia-se na série histórica e no diagnóstico físico realizado em novembro de 2025. O dimensionamento considera não apenas o acervo atual, mas também a necessidade de um layout flexível para otimização do espaço e possível expansão futura, conforme os princípios de eficiência e continuidade das atividades institucionais.

LEVANTAMENTO DE MERCADO E JUSTIFICATIVA DA ESCOLHA DO TIPO DE SOLUÇÃO A CONTRATAR

Em cumprimento ao Art. 18, § 1º, inciso V, da Lei nº 14.133/2021, foram prospectadas alternativas para suprir a necessidade de realocação do Arquivo Central.

Aquisição de Imóvel Próprio: Embora ofereça a incorporação de patrimônio, foi descartada neste momento devido à urgência da liberação do Anexo I para o Laboratório de Inovação, o que torna a compra inviável pela morosidade dos processos de aquisição e necessidade de alto investimento inicial.

Construção em Terreno do Tribunal: Opção descartada por não atender à necessidade imediata de desocupação do subsolo e térreo do Anexo I.

Locação de Imóvel Privado (Solução Escolhida): Apresenta-se como a via mais célere e eficiente para garantir a continuidade das atividades da SEBIA e a instalação do Laboratório de Inovação

Durante a prospecção de mercado realizada em novembro de 2025, foram identificadas as seguintes opções de imóveis do tipo galpão em Palmas-TO:

Opções na TO-050: Foram identificados três galpões disponíveis em frente à loja Casa Tua Decorações.

Opção na 112 Sul (SR 03, Lote 32): Identificado um galpão vizinho ao Anexo II (Seção de Patrimônio e Almoxarifado), recentemente desocupado.

A locação de um imóvel com características de galpão é a solução técnica mais adequada, pois permite o espaço necessário para a conservação de documentos de guarda permanente, além de oferecer um layout flexível para a organização das 152 estantes.

Sob a ótica da economicidade e eficiência (Art. 44 da Lei nº 14.133/2021), a prospecção aponta como alternativa mais vantajosa a locação de imóvel situado nas proximidades do Anexo II pelas seguintes razões:

Redução de Custos Operacionais: Permite o compartilhamento do posto de vigilância já existente no Anexo II, evitando a contratação de novos postos de segurança exclusiva para o arquivo.

Logística: Facilita o trânsito de materiais e a gestão entre as unidades de Almoxarifado/Patrimônio e o Arquivo Central.

Conforme exigido pelo Art. 74, § 5º, inciso II, da Lei nº 14.133/2021, a Administração deverá certificar nos autos a inexistência de imóveis públicos vagos e disponíveis que atendam à volumetria de 800 m² e às necessidades específicas de localização e segurança documental aqui descritas.

Caso a prospecção final via chamamento público resulte em mais de um imóvel que atenda integralmente aos requisitos de localização e instalações, o Tribunal deverá realizar o procedimento licitatório para garantir a competitividade.

O valor estimado para a contratação da locação será definido em conformidade com o Art. 23 da Lei nº 14.133/2021, assegurando a compatibilidade com os parâmetros de mercado. A estimativa final será subsidiada pelos seguintes procedimentos:

Avaliação Prévia do Bem: Realização de avaliação técnica do imóvel para determinar o seu valor de mercado, considerando o estado de conservação das instalações.

Análise de Custos de Adaptação: Inclusão, na análise de vantajosidade, dos custos de eventuais adaptações imprescindíveis às necessidades do Arquivo Central e do prazo de amortização desses investimentos.

Pesquisa de Mercado: Utilização de parâmetros combinados, priorizando preços constantes de bancos de dados públicos ou, na impossibilidade destes, a apresentação de notas fiscais de contratações semelhantes realizadas pelo futuro locador nos últimos 12 meses.

Para as hipóteses de contratação direta por inexigibilidade (Art. 74, V, da Lei nº 14.133/2021), a razoabilidade do valor será aferida mediante:

Comparação da proposta apresentada com os preços praticados pelo futuro contratado junto a outros entes públicos ou privados.

Demonstração de que o valor é compatível com o praticado no mercado local para imóveis de características e localização semelhantes (galpões com área administrativa na região de Palmas).

A estimativa preliminar aponta para a necessidade de um imóvel de 800 m² (600 m² de galpão e 200 m² de área administrativa). O valor final estimado será detalhado em documento anexo, podendo a Administração optar por preservar o seu sigilo até a conclusão da fase de seleção, conforme facultado pela lei.

A solução consiste na locação de imóvel privado, com características de galpão, destinado a abrigar integralmente a Seção de Biblioteca, Memória e Arquivo (SEBIA) e o Arquivo Central do Tribunal. A contratação visa suprir a carência de espaço físico decorrente da desocupação do Anexo I para a instalação do Laboratório de Inovação.

O imóvel deve possuir uma configuração que suporte o ciclo de vida documental e as atividades administrativas da unidade:

Área de Armazenamento (Galpão): 600 m² de área livre para a guarda segura e organizada de aproximadamente 1.862 metros lineares de processos permanentes e mobiliário técnico.

Área Administrativa: 200 m² contemplando salas para estações de trabalho, sanitários e copa para a equipe de servidores e colaboradores.

A solução abrange não apenas o espaço físico, mas as condições necessárias para a prestação dos serviços de gestão da informação:

Gestão Ambiental: Manutenção de condições adequadas de ventilação, iluminação e temperatura para a preservação e conservação do acervo.

Segurança Integrada: Estrutura que comporte sistemas de prevenção de incêndio e controle de acesso.

Apoio Operacional: Espaço adequado para o recebimento, classificação, digitalização e higienização de documentos.

Além do valor do aluguel, a Administração deverá considerar os seguintes custos fixos para a manutenção da solução:

Segurança Patrimonial: R$ 14.081,91. Caso os custos relativos à vigilância, sejam preferencialmente otimizados por meio do compartilhamento de postos com o Anexo II, não haverá custo adicional com segurança.

Manutenção Predial: Despesas periódicas de R$ 500,00 com a conservação das instalações físicas e sistemas de ar-condicionado, elétricos e hidráulicos.

Utilidades: Consumo de energia elétrica R$ 3.000,00 e água R$ 150,00 necessários para o funcionamento administrativo e controle ambiental.

Limpeza e conservação: R$ 6.364,26 referente a um posto de servente de limpeza.

O parcelamento não será adotado nesta contratação, uma vez que o objeto configura uma unidade lógica e física indivisível.

Solução Integrada: A locação de um imóvel (galpão) é uma solução única que visa abrigar todo o acervo e a equipe técnica em um só local para garantir a eficiência operacional.

Inviabilidade de Divisão: A fragmentação do acervo em diferentes imóveis (parcelamento) comprometeria a segurança documental, dificultaria a gestão do ciclo de vida dos processos e elevaria os custos logísticos e de vigilância.

Unicidade do Objeto: Trata-se de uma contratação de imóvel singular, cujas características de instalação e localização devem ser atendidas de forma global por um único locador.

Viabilização do Laboratório de Inovação: O principal resultado é a libertação das áreas do andar térreo e subsolo do Anexo I, permitindo a instalação física do Laboratório de Inovação e promovendo a transformação digital no Tribunal.

Continuidade e Segurança Documental: Garantia da preservação adequada do acervo de guarda permanente (1.862 metros lineares) num ambiente com controlo ambiental e de segurança superior ao atual.

Partilha de Recursos Logísticos: A escolha de um imóvel próximo ao Anexo II permite a partilha de postos de vigilância já existentes, evitando custos adicionais com novas contratações de segurança privada.

Melhoria do Fluxo Operacional: A disposição do acervo num galpão de 600 m² otimiza o manuseio e a gestão documental, reduzindo o tempo de resposta a demandas internas e externas.

Aproveitamento de Recursos Materiais: Adequação do layout para as 152 estantes e mobiliário técnico, prolongando a vida útil dos equipamentos através de um acondicionamento correto.

Para assegurar a correta execução da contratação e a viabilidade da mudança, deverão ser adotadas as seguintes medidas preliminares:

Consulta ao Patrimônio da União: Solicitação de manifestação da Secretaria de Coordenação e Governança do Patrimônio da União (SPU) quanto à existência de imóveis públicos vagos e disponíveis.

Apoio Técnico Intersetorial: Mobilização de suporte técnico da Secretaria de Administração e Orçamentos (SADOR) e da Secretaria de Tecnologia da Informação (STI) para o planejamento da infraestrutura no novo imóvel.

Aprovação do Layout: Validação final do layout de distribuição de mobiliário (estantes, estações de trabalho e totens) para garantir a funcionalidade operativa e administrativa da SEBIA no imóvel a ser locado.

Para a completa prestação do objeto principal e atendimento da necessidade institucional, foram identificadas as seguintes contratações:

Segurança Patrimonial : Caso o imóvel locado não permita o compartilhamento do posto de vigilância do Anexo II, será necessária a contratação de serviço de vigilância ou monitoramento eletrônico para proteção do acervo.

Limpeza e conservação: Contratação de serviços de limpeza e conservação para o imóvel.

Diante dos elementos colhidos, esta equipe de planejamento considera a contratação da locação de imóvel para o Arquivo Central totalmente viável e necessária.

Fundamentação Técnica: A solução de um galpão com área administrativa atende aos requisitos de volumetria e às normas de conservação documental.

Interesse Público: A realocação é o meio indispensável para permitir a instalação do Laboratório de Inovação, alinhando-se aos objetivos estratégicos de transformação digital do Tribunal.

Vantajosidade Econômica: A prospecção de mercado indica que a locação, especialmente se realizada em imóvel que permita o compartilhamento de infraestrutura existente, apresenta-se como a alternativa de melhor custo-benefício para a Administração.

Com base nos requisitos do Art.18 da Lei 14.133/2021, declaramos a viabilidade desta contratação.

JORGE BERNARDINO DE SOUSA NETO

Coordenador

Documento assinado eletronicamente em 26/12/2025, às 13:38, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

MARIA ZITA RODRIGUES VILELA DIAS

Analista Judiciária

Documento assinado eletronicamente em 26/12/2025, às 13:57, conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

A autenticidade do documento pode ser conferida no site https://sei.tre-to.jus.br/autenticar informando o código verificador 000012302594040 e o código CRC FE1FE56B.

	1. Aprimorar mecanismos de atendimento ao cidadão	7. Aprimorar mecanismos de gestão do processo eleitoral
X	2. Aprimorar mecanismos de transparência	8. Aperfeiçoar mecanismos de governança
	3. Fomentar a educação política da sociedade	9. Aperfeiçoar a governança e a gestão de pessoas
X	4. Aprimorar mecanismos de gestão processual	10. Aprimorar a gestão dos recursos orçamentários e financeiros
	5. Priorizar o julgamento dos processos relativos à improbidade administrativa e aos ilícitos eleitorais	11. Prover transformação digital e inovações tecnológicas
X	6. Aprimorar políticas e práticas de sustentabilidade